Elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassensysteme), auch in Arztpraxen
Die bereits im Jahr 2016 eingeführte Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen, welche im Jahr 2019 vorläufig ausgesetzt wurde, startet nun ab dem 01.01.2025.
Wer ist betroffen, welche Geräte sind betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmer, die mit Hilfe von elektronischen oder computerge- stützten Registrierkassen oder durch den Einsatz von Abrechnungssoftware ein- schließlich ERPSystemen, die Erfassung von Bargeld- und Kartenzahlungen durch- führen. Diese Kassen speichern die Umsatzdaten digital und sind mit einer Techni- schen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet.
Warum betrifft dies auch Arztpraxen?
Viele Arztpraxen nutzen eine Praxisverwaltungssoftware (PVS) mit integriertem Kas- senmodul – z. B. zur Abrechnung von IGeL-Leistungen, Attesten oder Rezeptgebüh- ren. Solche Systeme gelten steuerlich als „elektronisches Aufzeichnungssystem“ (eAS) und unterliegen daher der Meldepflicht. Selbst wenn das Kassenmodul nicht aktiv genutzt wird, reicht bereits die technische Möglichkeit für eine Meldepflicht.
Was ist zu tun?
Prüfen Sie Ihre Praxisverwaltungssoftware (PVS) auf ein aktives oder aktivierbares Kassenmodul. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob das System meldepflichtig ist und ob eine TSE angebunden ist. Bereiten Sie die Meldung über ELSTER vor oder prüfen Sie, ob eine automatische Übermittlung möglich ist. Meldung aller eAS sind bis spätestens 31.07.2025 durchführen (für vor dem 01.07. angeschaffte Systeme), Ver- fahrensdokumentationen ergänzen und Sendeprotokolle aufbewahren.
Für den Fall, dass das Kassenmodul nicht aktiv genutzt wird, besteht die Möglichkeit zur Deaktivierung durch den jeweiligen Kassenanbieter. Die Deaktivierung muss durch ein entsprechendes Protokoll nachgewiesen werden.
Wer ist zur Meldung verpflichtet?
Jeder Unternehmer, welcher aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mittels eines solchen Geräts erfasst, ist zur Meldung verpflichtet.
Die Meldung ist dem für den Unternehmer zuständigen Finanzamt zu melden.
Was ist zu melden?
Zu melden sind sowohl bereits in Betrieb befindliche als auch in Zukunft ange- schaffte Aufzeichnungssysteme. Für jede Kasse und/oder jede Betriebsstätte ist eine gesonderte Meldung zu erstellen. Folgende Daten sind zu melden:
1. Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem
- Art des Systems: [z. B. Kassensystem, PC-Kasse etc.]
- Software des Systems: [Name der Kassensoftware]
- Software-Version: [Version, z. B. 3.5.2]
- Seriennummer des Systems: [Seriennummer]
- Hersteller: [Name des Herstellers]
- Modell: [z. B. Vectron POS Touch 15]
- Anschaffungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
- Inbetriebnahmedatum: [TT.MM.JJJJ]
- Außerbetriebnahmedatum (falls zutreffend): [TT.MM.JJJJ oder „nicht zutref- fend“]Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
2. Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Seriennummer der TSE: [Seriennummer]
- BSI-Zertifizierungs-ID: [z. B. BSI-K-TR-0123-2020]
- Inbetriebnahme der TSE: [TT.MM.JJJJ]
- Aktivierungsdatum der TSE: [TT.MM.JJJJ]
- Bauform der TSE: [z. B. USB-Stick, SD-Karte, Cloud-TSE]
Wann ist zu melden?
- einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Aufzeich- nungssystems
- bereits in Betrieb befindliche Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31.07.2025 zu melden.
Bei Verstößen kann das Finanzamt je nach Einzelfall ein Bußgeld festsetzen oder Hinzuschätzungen vornehmen.
Wie ist zu melden?
Die Mitteilung kann wie folgt vorgenommen werden:
- per Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO“ auf elster.de
- per Upload einer XML-Datei auf elster.de MEIN ELSTER oder
- per Datenübertragung aus einer Software via ERiC-Schnittstelle.
Wer hat die Meldung vorzunehmen?
Das Unternehmen selbst mittels ELSTER-Zugang bei der Finanzverwaltung oder durch einen von Ihm beauftragen, bevollmächtigten Dritten. Aufgrund des Umfangs der technischen Meldedaten empfehlen wir die Hinzuziehung Ihres Software-/Kassenanbieters.
